Soutenir une mission essentielle avec des ressources limitées
Le Chaînon accompagne jusqu'à 165 femmes à la fois grâce à un réseau de plus de 140 employées et de centaines de bénévoles et stagiaires.
Pour soutenir cette mission, l'organisme doit coordonner des équipes aux profils variés, réparties sur plusieurs sites et présentes en continu.
Avec la croissance de l'organisation, la gestion des horaires et de la paie devenait toutefois de plus en plus complexe. Les équipes RH s'appuyaient sur de multiples fichiers Excel, ce qui augmentait le temps consacré aux tâches administratives et le risque d'erreurs.
Le Chaînon recherchait donc une solution capable de simplifier la gestion des horaires, de réduire les tâches manuelles et d'intégrer ses outils RH existants.
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Depuis plus de 90 ans, Le Chaînon accompagne les femmes en situation de vulnérabilité en leur offrant hébergement, soutien et accompagnement. L'organisme gère aujourd'hui trois maisons d'hébergement, un centre de dons et deux magasins, et peut accueillir jusqu'à 165 femmes à la fois.
Pour assurer cette mission, Le Chaînon s'appuie sur une équipe de 140 employées ainsi que sur 561 bénévoles et stagiaires. Avec la croissance de l'organisation, la gestion des horaires et de la paie devenait toutefois de plus en plus complexe. Les équipes RH s'appuyaient sur de multiples fichiers Excel, ce qui augmentait le temps consacré aux tâches administratives et le risque d'erreurs.
Le Chaînon recherchait donc une solution capable de simplifier la gestion des horaires, de réduire les tâches manuelles et d'intégrer ses outils RH existants (Folks et Nethris).
Une solution intégrée pour simplifier la gestion RH
Evolia permet aux équipes RH et aux gestionnaires de gérer l'ensemble des opérations liées à la planification du personnel dans un environnement unique. L'intégration avec les systèmes déjà en place a facilité l'adoption de la solution et limité les changements dans les processus de travail.
Le Chaînon a été séduit par la simplicité d'utilisation de la plateforme, un critère important dans un environnement où les employés possèdent des niveaux variés de familiarité avec les outils numériques.
L'implantation s'est faite progressivement au cours des années 2023 et 2024, permettant aux équipes d'intégrer rapidement les nouvelles fonctionnalités liées aux horaires, aux absences, à la liste de rappel et au traitement de la paie.
L'organisation recherchait une plateforme intuitive, capable d'être utilisée autant par les employés habitués aux outils numériques que par les équipes moins familières avec ce type de logiciels.
L'intégration avec Folks et Nethris a également facilité le déploiement de la solution dans les processus existants.
« Outre le fait d’économiser beaucoup de temps, il y a beaucoup moins d’erreurs dans les feuilles de présence et la paie. »
— Geneviève Lavigueur, directrice des ressources humaines
Des gains rapides et mesurables
L'impact de la solution s'est fait sentir rapidement au sein de l'équipe des ressources humaines.
Parmi les résultats observés :
- Une journée complète de travail administratif économisée toutes les deux semaines;
- Un traitement de la paie réduit d'une journée complète à environ une heure;
- Une diminution importante des erreurs dans les feuilles de présence et les processus de paie;
- Une planification des effectifs pouvant être réalisée plusieurs mois à l'avance;
- Une gestion simplifiée des demandes de congé, des remplacements et des communications internes.
Ces gains permettent à l'équipe RH de consacrer davantage de temps à des projets à valeur ajoutée plutôt qu'à des tâches administratives répétitives.
La plateforme contribue également à une meilleure visibilité sur les besoins de main-d'œuvre et facilite la gestion d'équipes aux profils variés travaillant dans plusieurs installations.
Des outils pour accompagner la croissance
Alors que Le Chaînon poursuit son développement et prévoit l'ajout de nouvelles unités de logement, l'organisation continue d'investir dans des outils lui permettant d'optimiser ses opérations.
Les gains obtenus grâce à Evolia permettent aujourd'hui aux équipes RH de consacrer davantage de temps à des projets stratégiques et à l'accompagnement des employés.
Pour une organisation dont la mission repose sur la mobilisation d'équipes engagées et disponibles en tout temps, cette efficacité opérationnelle représente un levier important pour soutenir sa croissance et répondre aux besoins grandissants des femmes qu'elle accompagne.